Часто задаваемые вопросы и ответы
- В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ОПЕРАЦИЙ БРОНИРОВАНИЯ ИЛИ ЗАСЕЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАТЬ "ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ", А В КАКИХ "СПИСОК ОПЕРАЦИЙ"?
- КАК ПЕРЕСЕЛИТЬ ИЗ НОМЕРА В НОМЕР?
- КАК ИЗМЕНИТЬ СРОК ПРОЖИВАНИЯ В НОМЕРЕ?
- ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ УДАЛЕНИЯ ОПЕРАЦИИ.
- КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЫСЕЛЕНИЕ?
- ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ОКНА "БРОНИРОВАНИЕ" ("ЗАСЕЛЕНИЕ")?
- КАК ПРОВЕРИТЬ НАЛИЧИЕ КЛИЕНТА В БАЗЕ КЛИЕНТОВ?
- КАК НАЙТИ ОПЕРАЦИЮ, ЗНАЯ ПЛАТЕЛЬЩИКА ИЛИ ОТВЕТСТВЕННОГО?
- КАК БЫСТРО НАЙТИ НОМЕР(А), В КОТОРОМ ПРОЖИВАЕТ КЛИЕНТ (ЕСТЬ НА НЕГО БРОНЬ)?
- МОЖНО ЛИ ПРОСМОТРЕТЬ ИСТОРИЮ КЛИЕНТА В ПАНСИОНАТЕ?
- КАК ПРАВИЛЬНО ПРОИЗВОДИТЬ БРОНИРОВАНИЕ ПРИ ДЛИТЕЛЬНОМ ЗАЕЗДЕ В СЛУЧАЕ ЧАСТИЧНОЙ ОПЛАТЫ?
- ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПРИ БРОНИРОВАНИИ (ЗАСЕЛЕНИИ) НЕОБХОДИМО ВНОСИТЬ ДАННЫЕ ПО ПИТАНИЮ ПОЛУПАНСИОНА? НАПРИМЕР, "ПОЛУПАНСИОН (ЗАВТРАК, УЖИН)", "ПОЛУПАНСИОН (ОБЕД)".
- КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВЫБОРОЧНОЕ ПИТАНИЕ?
- КАК ПРОВЕСТИ ОПЕРАЦИЮ БРОНИРОВАНИЯ (ЗАСЕЛЕНИЯ) НА ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ МЕСТО В НОМЕР ПРИ ЗАНЯТЫХ ОСНОВНЫХ МЕСТАХ?
- КАК ПРАВИЛЬНО СФОРМИРОВАТЬ РЕЕСТР ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПУТЕВОК?
- КАКОВА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЕСЕНИЯ ДАННЫХ ОБ ОПЛАТЕ?
- ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПРИ ВВОДЕ ДАННЫХ ОБ ОПЛАТЕ НЕ ФИКСИРУЕТСЯ ОПЛАТА ИЛИ НЕВЕРНО СПИСЫВАЕТСЯ СУММА ОПЛАТЫ?
- ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ ПЕРЕВОДА НОМЕРА В ДРУГУЮ КАТЕГОРИЮ?
1. В каких случаях при проведении операций бронирования или заселения использовать "Графическое представление", а в каких "Список операций"?
Ответ:
Оба способа практически равноценны и приводят к одному результату. Выбрать наиболее удобный для Вас путь можно исходя из следующих соображений.
В окне "Графическое представление" удобно:
- находить операцию по номеру (для последующего исправления);
- просматривать состояние номерного фонда;
- бронировать (заселять) один или несколько рядом стоящих номеров на короткий срок.
Настоятельно не рекомендуется выбирать большой срок (более месяца) отображения информации. Большой срок приводит к существенному замедлению обновления информации.
Необходимо учитывать, что в операцию может входить несколько номеров, отображающихся в "Графическом представлении" в различных местах.
В окне "Список операций" удобно:
- находить операции заселения (бронирования) по путевкам, клиентам и другим реквизитам операции (кроме номеров);
- производить операцию бронирования (заселения), используя автоматический выбор номеров исходя из заданных параметров (категории, сроков и т.д.).
Рекомендуется применять фильтрацию выводимых записей, а также упорядочивать информацию по одной из колонок списка. Отмена всех фильтров не рекомендуется, т.к. приводит к выводу всех операций.
2. Как переселить из номера в номер?
Ответ:
Переселение из номера в номер через "Графическое представление"
- Найти в "Графическом представлении" номер, из которого необходимо переселить. Выделить операцию, в которую входит этот номер, щелкнуть мышью по информационной панели номера для открытия окна "Информация".
- В окне "Информация" нажать кнопку "Переселить".
- Выбрать корпус и категорию номера, куда производится переселение. Нажать кнопку "Далее".
- Выбрать дату и сеанс начала проживания в другом номере. Нажать "Далее".
- Из списка номеров, удовлетворяющих заданным в пп. 3 и 4 параметрам, выбрать нужный. Нажать кнопку "Переселить".
Переселение из окна "Бронирование" ("Заселение")
Например, нужно переселить из номера в номер с 5 мая, после завтрака:
- Необходимо найти операцию, в которую входит номер, из которого производится переселение, и открыть ее для редактирования.
- При переселении всего номера:
- Изменить конечную дату и сеанс проживания в переселяемом номере на 5 мая, завтрак.
- Добавить номер, в который производится переселение с начальным сроком проживания 5 мая, обед. При необходимости, указать клиентов на местах нового номера.
В случае переселения только одного места в номере:
- Выделить переселяемое место в номере и нажать "Выселить", при этом указать при запросе даты выселения 5 мая, завтрак.
- Добавить в операцию номер с одним местом и начальной датой проживания 5 мая, обед. Указать переселяемого клиента на этом месте.
- Нажать кнопку "Подробно" для выселенного места и обнулить все красные суммы для всех услуг (для правильного расчета стоимости).
- Нажать "ОК" для запоминания изменений и закрытия операции.
Необходимо учитывать, что сумма операции будет пересчитана. При указанных действиях данные в путевке не изменяются.
3. Как изменить срок проживания в номере?
Ответ:
- Найти операцию, в которую входит номер.
- Поставить указатель на номер, нажать "Изменить" и установить новый срок проживания. Сумма операции при этом пересчитывается. При необходимости сохранения суммы (досрочный отъезд) рекомендуется использовать выселение места.
- При изменении срока проживания для одного места в номере и при досрочном отъезде клиента:
- Выделить место в номере.
- Нажать кнопку "Выселить" и указать дату выселения и сеанс.
- Корректировка суммы проживания производится в окне "Оплата места" (кнопка "Подробно"). Красным цветом для каждой услуги выделяются строки, на которых номер выселен. Здесь можно скорректировать неиспользованный остаток.
4. Последовательность удаления операции.
Удаление операции является нештатной ситуацией и поэтому должно производится в случае крайней необходимости.
Ответ:
В "Графическом представлении":
- Найти операцию, которую необходимо удалить (по периоду проживания, категории и номеру).
- Выделить ее и щелкнуть мышью по информационной полосе, относящейся к этой операции.
- В появившемся окне проверить информацию об операции (проверить, правильно ли выбрана операция).
- Нажать кнопку "Отменить".
- На вопрос "Отменить данную операцию?" ответить "Да".
- Удалить связанную с операцией путевку в окне "Путевки".
- Удалить, если были созданы, связанные с операцией финансовые документы в окне "Финансовые документы".
В окне "Список операций":
- Найти операцию, предназначенную для удаления (по дате, плательщику или путевке, при необходимости, пользуясь фильтрацией выводимых на экран записей, сортировкой по колонкам, а также быстрым поиском).
- Выделить эту операцию и нажать кнопку "Отменить".
- На вопрос "Отменить данную операцию?" ответить "Да".
- Удалить связанную с операцией путевку в окне "Путевки".
- Удалить, если были созданы, связанные с операцией финансовые документы в окне "Финансовые документы".
5. Когда использовать выселение?
Ответ:
Выселение, в отличие от простого изменения срока проживания, обладает некоторыми особенностями:
- выселить можно как отдельное место в номере (через окно "Заселение"), так и все места в операции (через окно "Список операций");
- при выселении изменяется только конечная дата проживания в номере;
- сохраняются все суммы за услуги на выселенном месте (в номере).
Выселение необходимо использовать в случае досрочного отъезда клиента, при сохранении суммы за услуги в номере. При необходимости корректировки (обнуления) неиспользованного остатка нужно использовать подробную расшифровку стоимости (окно "Оплата места", кнопка "Подробно"). Неиспользованные суммы выделены красным цветом.
6. Порядок заполнения окна "Бронирование" ("Заселение")?
Ответ:
Порядок заполнения окна существенным не является. Заполняйте его в той последовательности, в которой Вам удобно. При отсутствии информации в необходимом для заполнения поле, при нажатии "Применить" или "ОК" будет выведено соответствующее напоминание.
Наиболее частая последовательность заполнения следующая:
- Указать период проживания.
- Выбрать плательщика из списка, при необходимости добавив его в "Список клиентов".
- Выбрать проживающего или ответственного в поле "ФИО".
- Установить необходимую схему оплаты.
- Добавить номер(а) (при активизации окна из "Списка операций" список номеров пустой, а при активизации из "Графического представления" содержит выделенный номер(а)).
- При необходимости скорректировать сеансы заезда/отъезда, если они отличаются от установленных сеансов по умолчанию.
- Указать клиентов на местах в номере (если не указывать, на их месте будет фамилия ответственного лица из поля "ФИО").
- Выбрать дополнительные услуги.
- Если необходимо оформить путевку, ввести номер и дату путевки.
- Нажать кнопку "Применить" для последующего ввода оплаты и формирования путевки или "ОК", если вся информация введена.
Примечание:
Период операции применяется для расчета путевки и отражается в списке операций. Если, указав номер и дату путевки, Вы не создали путевку, а нажали "ОК", то при операции заселения будет выведено сообщение "Вы забыли создать путевку!" и операция не закроется, пока путевка не будет создана. При операции бронирования операция закроется, но номер и дата путевки будут удалены без предупреждения.
7. Как проверить наличие клиента в базе клиентов?
Ответ:
В окне "Список клиентов":
- Выберите метку "Физическое лицо" или "Юридическое лицо".
- В поле "Поиск" наберите несколько первых символов фамилии (наименования организации).
- При наборе будет происходить позиционирование на ближайшую запись.
8. Как найти операцию, зная плательщика или ответственного?
Ответ:
Операцию можно найти через окно "Список операций".
1-й способ:
- Откройте вкладку "Клиенты" (в верхней части окна).
- Выделите метку "Плательщик" или "Ответственный".
- Выберите клиента из окна "Списка клиентов", активизируя его кнопкой "Клиент" напротив выбранного поля.
- Если известна другая информация об операции (дата операции, начало или окончание, тип операции, номер путевки, тип оплаты), введите данные в соответствующие вкладки ("Даты", "Тип", "Путевка", "Оплата").
- Если же никакая другая информация не известна, убедитесь, что другие вкладки, кроме вкладки "Клиенты", не помечены красной "галочкой".
- Нажмите кнопку "Обновить".
2-й способ:
Сортировка записей по алфавиту в поле "Плательщик" ("Ответственный").
Щелкните левой кнопкой мыши по наименования поля "Плательщик" или "Ответственный" или выделите любую ячейку нужного поля, нажмите правую кнопку мыши и во всплывающем меню нажмите "Сортировка по возрастанию". В выстроенных в алфавитном порядке записях, найдите нужную.
3-й способ:
- В поле "Сортировка и поиск" (в левой верхней части окна) выберите "Плательщик" или "Ответственный".
- В поле "Введите текст для поиска" - введите первые буквы фамилии (названия организации).
9. Как быстро найти номер(а), в котором проживает клиент (есть на него бронь)?
Ответ:
В форме "Графическое представление":
- Нажмите кнопку "Поиск клиента".
- В открывшемся окне "Поиск клиента в номере" установите промежуток времени, за который Вы хотите произвести поиск.
- Выберите клиента в окне "Список клиентов".
- Автоматически на экран будет выведена информация обо всех номерах, занятых клиентом за указанный срок. Если информационная панель после выбора клиента осталась пустой, это означает, что клиент не зарегистрирован (не проживает, брони нет) в пансионате в течение указанного периода.
10. Можно ли просмотреть историю клиента в пансионате?
Ответ:
Можно, по занимаемым клиентом местам (только для физических лиц).
- Откройте окно "Данные о клиенте" (пункт главного меню "Операции").
- Выберите клиента.
- После этого на экран будет выведена информация по всем путевкам и номерам, в которых упоминается указанный клиент.
- Для печати отчета "Данные о клиенте" нажмите кнопку "Печать".
11. Как правильно производить бронирование при длительном заезде в случае частичной оплаты?
Ответ:
Необходимо сначала провести операцию бронирования на оплаченный срок, а затем на неоплаченный.
12. Что делать, если при бронировании (заселении) необходимо вносить данные по питанию полупансиона? Например, "Полупансион (завтрак, ужин)", "Полупансион (обед)".
Ответ:
В этом случае необходимо произвести следующие настройки:
- В "Списке услуг" для подгруппы "Питание" ввести наименования услуг: "Полупансион (завтрак, ужин)", "Полупансион (обед)".
- Определить для введенных услуг единицы измерения и если необходимо, налоги.
- В окне "Категория" для каждой категории в закладке "Услуги" (окно "Категории") добавить услуги: "Полупансион (завтрак, ужин)" и "Полупансион (обед)". Выбрать схему расчета - "по сеансам". Метку "по умолчанию" для этих услуг необходимо снять.
- Для каждой категории в окне "Категории номеров" определить маски сеансов (кнопка "Маска сеансов"). Для услуги "Полупансион (завтрак, ужин)" сделать отсутствующим сеанс "обед", для "Полупансион (обед)" - "завтрак" и "ужин".
- В "Схемах оплаты" задать для каждой категории номера цены на новые услуги (для "Полупансион (завтрак, ужин)" - соответственно на завтрак и ужин, для "Полупансион (обед)" - на обед).
Далее, при проведении операции бронирования или заселения, необходимо будет выбрать (задать) соответствующую услугу. Для этого выделите номер, снимите "галочку" с услуги "Питание" (если она стоит по умолчанию), и поставьте на одну из введенных - "Полупансион (завтрак, ужин)" или "Полупансион (обед)".
13. Как организовать выборочное питание?
Выборочное питание необходимо тем объектам размещения, где клиенту предоставляется возможность выбрать сеансы питания в течение срока проживания.
Ответ:
Необходимо произвести следующие настройки:
- В "Списке услуг" для подгруппы "Питание" ввести наименования услуг: "Завтрак", "Обед" и "Ужин".
- Определить для введенных услуг единицы измерения и если необходимо, налоги.
- В окне "Категория" для каждой категории в закладке "Услуги" (окно "Категории") добавить услуги "Завтрак", "Обед" и "Ужин". Выбрать схему расчета - "по сеансам". Метку "по умолчанию" для этих услуг необходимо снять.
- Для каждой категории в окне "Категории номеров" определить маски сеансов (кнопка "Маска сеансов"). Для услуги "Завтрак" сделать отсутствующим сеансы "Обед" и "Ужин", Для "Обеда" - "Завтрак" и "Ужин" и для "Ужина" - "Завтрак" и "Обед".
- В "Схемах оплаты" задать для каждой категории номера цены на новые услуги (на завтрак, обед и ужин).
Далее, при проведении операции бронирования или заселения, необходимо будет выбрать (задать) соответствующую услугу. Для этого выделите номер, снимите "галочку" с услуги "Питание" (если она стоит по умолчанию), и поставьте на одну или несколько введенных - "Завтрак", "Обед", "Ужин".
14. Как провести операцию бронирования (заселения) на дополнительное место в номер при занятых основных местах?
Ответ:
Производится из окна "Список операций".
- Активизируйте окно операции.
- Заполните все необходимые поля, только при добавлении номера в список номеров в окне "Выбор объекта" введите: "Основных мест" - 0, "Доп. мест" - 1.
- Далее из списка объектов, удовлетворяющих заданным условиям, выберите нужный номер.
15. Как правильно сформировать реестр финансовых документов, путевок?
Ответ:
Реестры финансовых документов и путевок формируются из окон "Финансовые документы" и "Путевки" с помощью кнопок "Печать реестра" и "Реестр".
Для формирования реестров необходимо:
- Задать период для отображения отчетов (поля "Период с" и "по").
- Отфильтровать данные (при необходимости).
Например, чтобы сформировать реестр по приходным кассовым ордерам за указанный период:
- Задайте период.
- Выделите в поле "Документ" ячейку с записью "Приходный кассовый ордер", нажмите правую кнопку мыши и во всплывающем меню выберите "Фильтр по выделенному".
- Нажмите кнопку "Печать реестра".
Или, например, требуется сформировать реестр только по счетам и счетам-фактурам за период:
- Задайте период.
- Выделите в поле "Документ" ячейку с наименованием документа, отличного от счета и счета-фактуры, нажмите правую кнопку мыши и во всплывающем меню выберите "Исключить выделенное".
- Исключите таким образом все документы, кроме счета и счета-фактуры.
- Нажмите кнопку "Печать реестра".
16. Какова последовательность занесения данных об оплате?
Ответ:
Занесение данных об оплате осуществляется на основании документов, сформированных как в системе "ДИП-Пансион" (окно "Бронирование" ("Заселение"), кнопка "Документ"), так и вне ее.
Документы, вносимые в оплату, могут являться:
- основаниями для оплаты (счет, наличный счет);
- подтверждениями оплаты (платежное поручение, приходный кассовый ордер).
Занесение данных об оплате выполняется из окна "Бронирование" ("Заселение") с помощью кнопки "Оплата".
- В окне "Оплата операции" выберите тип оплаты ("Безналичная" или "Наличная"). При наличной оплате автоматически появится сумма налога с продаж в поле "Налог".
- Нажмите кнопку "Добавить".
- В окне "Данные о зачислении/возврате денежных средств" в поле "Документ" выберите документ, подтверждающий оплату.
- Заполните поля "Номер" и "от".
- В поле "Сумма" автоматически предлагается сумма, которую требуется оплатить (при оплате за наличный расчет - сумма с учетом налога с продаж). Если по данным финансового документа оплачена полная сумма, нажмите "ОК". В случае частичной оплаты введите соответствующую сумму и нажмите "ОК".
Примечание. Формирование путевки должно осуществляться только после внесения данных об оплате!
17. Что делать, если при вводе данных об оплате не фиксируется оплата или неверно списывается сумма оплаты?
Ответ:
Проверить правильность настроек финансовых документов (пункт главного меню "Справочники" >> "Типы документов").
В окне "Типы документов" проверить, правильно ли определен тип операции ("Приход" (оплата), "Расход" (возврат) или "Не определено" (требование)) и вид оплаты (нал или б/н).
18. Что делать в случае перевода номера в другую категорию?
Ответ:
1. Номеру в старой категории необходимо присвоить статус "Отсутствует", начиная с даты смены категории и на произвольный период (год и более).
- В "Графическом представлении" выделите ячейку на пересечении номера и даты смены категории.
- Нажмите правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите "Поставить на обслуживание".
- В окне "Обслуживание номера" укажите вид обслуживания - "Отсутствует", введите дату окончания периода и нажмите "ОК".
Или
через окно "Обслуживание номерного фонда" (пункт главного меню системы "Номерной фонд" >> "Обслуживание"):
- В поле "Категория" выберите старую категорию номера и корпус.
- Нажмите кнопку "Добавить".
- В появившемся окне "Обслуживание номера" укажите вид обслуживания - "Отсутствует".
- В поле "Номер" выберите номер и нажмите "ОК".
2. В окне "Список номеров" (пункт главного меню "Номерной фонд" >> "Список номеров") введите этот же номер в новой категории.
- В списке категорий выделите новую категорию номера.
- Нажмите кнопку "Добавить".
- В окне "Номерной фонд" заполните поля "Корпус", "Номер" и "Этаж".
- В поле "Примечание" можно написать, с какой даты номер переведен в данную категорию.
3. Номеру в новой категории присвойте статус "Отсутствует" на период - до даты смены категории (аналогично п.1).
4. В поле "Примечания" для старой категории этого номера напишите "Отсутствует с …" (см. п.2).
Информация в поле "Примечания" нужна для того, чтобы в отчете "Номерной фонд пансионата" было видно, какие номера отсутствуют, т.к. в него попадает один и тот же номер 2 раза - в новой и старой категории.
|
